كسانی كه می‌خواهند در این جایزه شركت كنند می‌توانند به سایت خانة ترانه مراجعه كنند یا آثار خود را به شمارة 09105231528 ‎ارسال كنند. مهلت ارسال آثار 21 دی ماه (هم‌زمان با زادروز افشین یداللهی) است.

این جایزه در دو بخش «عاشقانه» و «اجتماعی» برگزار می‌شود. ترانه‌ها باید در فرمت Word و بر اساس قالب تعیین شده و موجود در سایت ارسال شود. (هر نفر موظف است سه اثر در هر بخش از بخش‌های عاشقانه یا اجتماعی یا هر دو بخش ارسال كند. شركت كنندگان باید توجه داشته باشند كه تعداد آثار ارسالی برای هر كدام از بخش‌های اجتماعی و عاشقانه حتما باید سه اثر باشد.»

در بخش «ترانه‌های اجرا شده» علاوه بر متن ترانه در فرمت Word و بر اساس قالب تعیین شده، فایل صوتی اثر در فرمت mp3 نیز ارسال شود. (آثار در این بخش بر اساس ترانه و ملودی و فارغ نوع تنظیم یا كیفیت ضبط، داوری می‌شود) گفتنی است در این بخش هر مولف فقط امكان ارسال یك اثر را دارد. هم‌چنین با توجه به امكان اجرای آثار برگزیده در اختتامیة جایزه، ارسال تصویر رضایت‌نامة عوامل كار (شامل ترانه‌سرا، آهنگساز و خواننده) جهت حضور در جایزة ترانة افشین یداللهی الزامی‌ است.

‎طبیعی‌ست كه در بخش اجرایی چنان‌چه بیش از یك اثر ارسال شود، تنها اثر اول در داوری شركت داده می‌شود و باقی آثار از داوری حذف خواهند شد.